1 MAART 2021. - Omzendbrief nr. 284 tot uitvoering van artikel 555/11, § 4, derde lid, van het Gerechtelijk Wetboek betreffende de legalisering van de handtekening van beėdigd vertalers of vertalers-tolken
De Minister van Justitie
aan
De dames en heren Burgemeesters;
De dames en heren Provinciegouverneurs;
De dames en heren notarissen;
De dames en heren beėdigd vertalers en vertalers-tolken;
De Federale overheidsdiensten
Ter info aan
De Vlaamse, Brusselse en Waalse verenigingen van steden en gemeenten en verenigingen van ambtenaren van de burgerlijke stand,
De Ministers van de drie gewesten, onder wier bevoegdheid de plaatselijke besturen vallen,
De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat,
Aan Minister van Buitenlandse Zaken, Europese Zaken en Buitenlandse Handel, en de Federale Culturele Instellingen
Mevrouw en de heren Eerste voorzitters bij de Hoven van Beroep,
Mevrouw en de heren Eerste voorzitters bij de Arbeidshoven,
Mevrouw en de heren Procureurs-generaal bij de Hoven van Beroep,
Mijnheer de Federale Procureur,
De dames en heren Procureurs des Konings en Arbeidsauditeurs,
De dames en heren Hoofdgriffiers en Adjunct-griffiers,
De dames en heren Voorzitters en Korpschefs van de Politiezones,
De beroepsverenigingen van de beėdigd vertalers en vertalers-tolken,
De ambassades en consulaire posten in Belgiė,
Het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming en NARIC Vlaanderen,
De Federatie Walloniė-Brussel: Directoraat-generaal Onderwijs en het Enic-Naric Centrum,
Het ministerie van de Duitstalige Gemeenschap.
Deze omzendbrief heeft tot doel de regels en verantwoordelijkheden te verduidelijken met betrekking tot de legalisatie van beėdigde vertalingen gemaakt door beėdigde vertalers en vertalers-tolken die gemachtigd zijn om in Belgiė op te treden als beėdigd vertaler en vertaler-tolk.
Inleiding
Nieuwe wettelijke bepalingen tot regeling van het gebruik van de titel van beėdigd vertaler en vertaler-tolk zijn ingevoerd bij de wet van 5 mei 2019 (B.S. 19 juni 2019) houdende diverse bepalingen inzake informatisering van Justitie, modernisering van het statuut van rechters in ondernemingszaken en inzake de notariėle aktebank.
Bij deze wet werd een nieuw boek in het Gerechtelijk Wetboek ingevoerd, Boek V, getiteld "Gerechtsdeskundigen en de beėdigde vertalers, tolken en vertalers-tolken", dat de artikelen 555/6 tot en met 555/16 bevat.
Deze wettelijke bepaling bepaalt duidelijk wie en onder welke voorwaarden de titel van beėdigd vertaler en vertaler-tolk mag dragen, welke verplichtingen en plichten op hen rusten en welke sancties gelden bij niet-nakoming, en vermeldt de bevoegde beheersautoriteit.
Gezien het feit dat, op basis van deze wet :
- alleen personen die geldig zijn ingeschreven in het nationale register van gerechtsdeskundigen en beėdigde vertalers, tolken en vertalers-tolken de titel beėdigd vertaler of vertaler-tolk mogen voeren (art. 555/6 Ger. W.);
- de inschrijving in het nationale register van gerechtsdeskundigen en beėdigde vertalers, tolken en vertalers-tolken geschiedt bij besluit van de minister van Justitie of de door hem gemachtigde ambtenaar, na advies van een aanvaardingscommissie (art. 555/7, § 2 Ger. W.);
- de FOD Justitie de kwaliteit controleert van de uitvoering van de vertaalopdrachten die aan beėdigde vertalers en tolken zijn toevertrouwd en toe ziet op de naleving van de deontologische code die door de Koning is opgesteld (art. 555/9, 3° Ger. W.)
- de FOD Justitie moet zorgen voor het beheer en de permanente bijwerking van het nationaal register van gerechtsdeskundigen en beėdigde vertalers, tolken en vertalers-tolken (art. 555/10 § 1 Ger. W.);
- de minister van Justitie aan de beėdigde vertalers en tolken een officiėle stempel moet afgeven, waarvan het model is beschreven in koninklijk besluit van 8 mei 2020 tot vaststelling van het model van de legitimatiekaart uitgereikt aan personen opgenomen in het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en voor beėdigd vertalers, tolken en vertalers tolken en van de officiėle stempel voor de beėdigd vertalers en vertalers-tolken, opgenomen in het nationaal register, dat is bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 19 mei 2020 (art. 555/11 Ger. W.);
- de informatie die aan het einde van elke beėdigde vertaling moet worden aangebracht, is in de wet bepaald (art. 555/11, § 4 en art. 555/15 Ger. W.);
- de FOD Justitie de handtekeningen bewaart van de beėdigd vertalers en de beėdigd vertalers-tolken(art. 555/14 Ger. W.);
- een persoon die niet is ingeschreven in het nationale register van beėdigde vertalers, tolken en vertalers-tolken, onder de bij de wet bepaalde voorwaarden, kan worden aangewezen om een beėdigde vertaling te maken, op voorwaarde dat deze aanwijzing door de verzoekende autoriteit wordt gemotiveerd in de zin van de wet (artikel 555/15 Ger. W.);
- de lijst van beėdigde vertalers en vertalers-tolken openbaar zal worden gemaakt na publicatie van een uitvoeringsbesluit (artikel 555/10 van het Ger. W.);
Aangezien bij ministerieel besluit van 15 juni 2018 een delegatie van bevoegdheid met betrekking tot het nationaal register van gerechtsdeskundigen, vertalers, tolken en vertalers-tolken wordt verleend aan bepaalde ambtenaren van de FOD Justitie;
Gelet op art. 70 van de wet van 20 december 2020 houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19 (BS 24 december 2020);
Gelet dat beėdigde vertalingen van officiėle documenten die voor het buitenland bestemd zijn, moeten, tenzij zij van legalisatie zijn vrijgesteld, door de FOD Justitie worden gelegaliseerd.
Voor meer informatie:
https://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/legalisatie_van_documenten
Met betrekking tot de legalisatie wordt het volgende bepaald
Algemene bepalingen
Overeenkomstig artikel 555/11, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek moet de beėdigd vertaler of vertaler-tolk op correcte wijze zijn vertaling beėindigen met vermelding van de volgende gegevens (in de opgegeven volgorde):
1. "Voor eensluidende vertaling ne varietur van het ... naar het ..... Gedaan te ...... op ...... »;
2. zijn identificatienummer (nummer beginnende met "VTI");
3. zijn handtekening;
4. zijn voornaam en naam;
5. zijn titel van beėdigd vertaler of beėdigd vertaler-tolk;
6. zijn officiėle stempel (vanaf deze beschikbaar is).
Beėdigde vertalers en vertaler-tolken die in het bezit zijn van hun officiėle stempel, moeten voortaan een afdruk van de officiėle stempel op hun beėdigde vertaling aanbrengen.
De officiėle stempel bevestigt dat de beėdigd vertaler of de vertaler-tolk overeenkomstig artikel 555/6 van het Gerechtelijk Wetboek geldig is ingeschreven in het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en voor beėdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken en bevoegd is om in die hoedanigheid op te treden voor de talencombinaties waarvoor hij in het nationaal register is opgenomen.
Overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 8 mei 2020, dat het model bepaalt, is deze stempel cirkelvormig en moet hij blauw van kleur zijn. Hij wordt opgesteld in de 3 landstalen en vermeldt de naam en voornaam van de beėdigd vertaler of vertaler-tolk, zijn titel, zijn identificatienummer in het nationale register en de vervaldatum van de stempel.
Nog niet alle beėdigde vertalers en vertalers-tolken zijn in het bezit van hun officiėle stempel. Daarom wordt in deze omzendbrief een onderscheid gemaakt tussen de legalisatie van vertalingen met en zonder stempel.
Legalisatie van vertalingen voorzien van de officiėle stempel van de beėdigd vertaler of vertaler-tolk
1. Beėdigde vertalingen van officiėle documenten voor gebruik in Belgiė
Vanaf 1 maart 2021 zullen beėdigde vertalingen van officiėle documenten die bestemd zijn om in Belgiė te worden gebruikt, niet langer door de FOD Justitie worden gelegaliseerd.
Deze legalisatie wordt rechtstreeks door de beėdigd vertaler of vertaler-tolk verricht, door het aanbrengen van zijn officiėle stempel.
Deze legalisatie is alleen toegestaan voor documenten die bestemd zijn voor gebruik in Belgiė.
Om deze legalisatie geldig te laten zijn dient de beėdigd vertaler of vertaler-tolk, overeenkomstig artikel 555/11, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek, zijn vertaling op correcte wijze af te sluiten (zie algemene bepalingen)
Een beėdigd vertaler of vertaler-tolk mag zijn vertaling enkel zelf legaliseren voor de talencombinaties waarvoor hij is opgenomen in het nationaal register.
1.1. Controle van de talencombinaties waarvoor een vertaler bevoegd is om als beėdigd vertaler op te treden
Op termijn zullen zowel de opdrachtgevers als de overheden waarvoor de vertalingen bestemd zijn, de gevalideerde talen kunnen controleren door de website van de FOD Justitie te raadplegen (het Koninklijk Besluit dat deze publicatie toelaat, is momenteel in voorbereiding).Zolang deze informatie niet openbaar is gemaakt kan, de opdrachtgever of de ontvangende overheid zich rechtstreeks tot het nationaal register wenden om deze informatie te verkrijgen.
Dergelijke verzoeken kunnen worden gericht :
- per e-mail aan: NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be (met de mededeling: legalisatie: verificatie van de talenkennis)
- of per telefoon van 9u00 tot 16u00:
voor de Franstaligen : 02/552 25 07
voor Nederlandstaligen: 02/552 28 40
voor Duitstaligen: 02/552 28 40
1.2. Sancties en disciplinaire maatregelen
Indien een vertaler of beėdigd vertaler-tolk een vertaling legaliseert van of naar een taal waarvoor hij niet in het nationaal register is geregistreerd, kan hij, overeenkomstig artikel 555/12, § 1 van het Gerechtelijk Wetboek gesanctioneerd worden, inbegrepen een schorsing of schrapping uit het nationale register.
Aanvragers of ontvangende overheden die onregelmatigheden of tekortkomingen vaststellen bij de legalisatie van beėdigde vertalingen, moeten deze per e-mail melden aan het nationale register met een e-mail naar NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be.
De naam, voornaam en het VTI-nummer van de beėdigd vertaler of vertaler-tolk moeten in de klacht worden vermeld.
2. Beėdigde vertalingen van officiėle documenten die bestemd zijn voor gebruik in het buitenland
Beėdigde vertalingen voorzien van een officiėle stempel, die bestemd zijn voor gebruik in het buitenland, moeten nog steeds achtereenvolgens worden gelegaliseerd door de Federale Overheidsdienst Justitie en de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.
Voortaan moeten deze vertalingen ter legalisatie worden voorgelegd aan de Dienst Legalisatie en Parlementaire vragen van de FOD Justitie.
Deze dienst legaliseert, zonder afspraak, aan het loket van de dienst Legalisatie van de FOD Justitie, op dinsdag en donderdag van 9 tot 12 uur, op het onderstaande adres:
FOD Justitie
Dienst Legalisaties en Parlementaire Vragen van de FOD Justitie.
Waterloolaan 115 te 1000 Brussel
Personen die niet in staat zijn zich te verplaatsen, kunnen hun documenten per post naar hetzelfde adres zenden. Opgelet: het adres waarnaar de documenten moeten worden teruggestuurd, moet worden vermeld.
De dienst is bereikbaar per e-mail op het volgende adres: legal@just.fgov.be of per telefoon op het nummer: 02/542 65 32
Legalisatie van vertalingen zonder officiėle stempel van een beėdigd vertaler of vertaler-tolk
Er zijn verschillende omstandigheden waarin een vertaler of een tolk-vertaler beėdigde vertalingen moet maken terwijl hij niet in het bezit is van een officiėle stempel.
Het gaat om personen die op grond van artikel 555/15 van het Gerechtelijk Wetboek gemachtigd zijn om "buiten register" op te treden, of om beėdigde vertalers of tolken die op geldige wijze in het nationale register zijn ingeschreven en die ofwel wachten op hun stempel na het afleggen van de eed, ofwel wachten op een duplicaat na een defect of aangifte van diefstal of verlies.
In dat geval zullen de door deze personen gemaakte beėdigde vertalingen nog steeds moeten worden gelegaliseerd, zoals thans het geval is, door het Nationaal register van gerechtsdeskundigen en beėdigde vertalers en tolken van de FOD Justitie.
Deze dienst controleert of de vermeldingen aan het eind van de vertalingen voldoen aan de bepalingen van artikel 555/11, § 4 van het Gerechtelijk wetboek of artikel 555/15 van het Gerechtelijk wetboek, in het geval van een aanwijzing "buiten register".
De legalisatie bevestigt dat de persoon die de vertaling heeft ondertekend, wel degelijk gemachtigd was om een beėdigde vertaling te maken voor de bron- en doeltaal in kwestie.
De te legaliseren documenten moeten worden toegezonden aan of neergelegd op het volgende adres:
FOD Justitie
Nationaal Register van beėdigde tolken en vertalers-tolken (legalisatie)
Waterloolaan 80 te 1000 Brussel
Bij de legalisatieaanvraag moet altijd een naar behoren gefrankeerde omslag worden gevoegd, waarop het terugzendadres duidelijk is vermeld.
Meer gedetailleerde instructies zijn beschikbaar op de website van de FOD Justitie.
De dienst is per e-mail bereikbaar via het e-mailadres NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be.
of per telefoon van 9u00 tot 16u00:
voor de Franstaligen : 02/552 25 07
voor Nederlandstaligen: 02/552 28 40
voor Duitstaligen: 02/552 28 40
Deze omzendbrief is onmiddellijk van toepassing vanaf 1 maart 2021.
Voor de Minister van Justitie :
Jan BOGAERT
Directoraat-generaal Rechtelijke Organisatie